華經資訊企業股份有限公司 軟體中心副理 / 董志忠
在全球醫療環境快速變化的背景下，數位轉型已成為醫療機構提升效率、強化服務品質與確保法規遵循的必要手段。尤其在台灣，面對高齡化社會、醫療人力短缺、健保制度壓力與個資法規日益嚴格的挑戰，醫療機構亟需導入智慧化管理工具，以因應日益複雜的營運需求。
文件管理是醫療資訊系統中最基礎卻最容易被忽略的一環。文件與資料的數量龐大且敏感，包含病歷、檢驗報告、醫囑紀錄、採購合約、稽核文件等。隨著醫療院所導入電子病歷 (EMR) 與醫療資訊系統 (HIS、PACS)，如何讓紙本文件數位化、資訊自動歸檔、文件資料的安全管控、快速調閱與法規合規性，成為數位轉型的核心挑戰。
醫療文件管理的痛點與需求分析
在智慧醫療的浪潮下，醫療機構正面臨龐大的文件流轉壓力。從病歷管理、檢驗報告到保險申報表，每一項文件都必須兼顧「準確、安全、可追蹤」。傳統紙本流程雖然習慣成自然，但隨著法規日益嚴謹與院內資訊系統複雜化，其侷限性已浮現資訊冗餘、重複登錄造成效率低下，無法滿足個資法與衛福部稽核要求，以及各部門系統分散，形成資訊孤島等諸多問題。
1. 文件量龐大、類型多元
醫療機構每日處理的文件類型繁多，包括：
- 病歷資料 (門診、住院、急診)
- 檢驗報告與影像資料
- 醫囑單與用藥紀錄
- 健保申報與審查文件
- 行政表單與合約文件
這些文件不僅數量龐大，還涉及高度機密的個人健康資訊 (PHI)，需長期保存並可供即時調閱。
2.法規遵循壓力大
根據《醫療法》、《個人資料保護法》、《電子病歷法》等規定，醫療機構需確保病歷資料完整保存、可追溯、具備存取紀錄，並防止未授權存取與外洩。
3.人力與時間成本高
傳統紙本文件管理需大量人力進行掃描、歸檔、調閱與備份，容易出現錯誤、遺漏與重工，影響行政效率與臨床作業。
4.系統整合困難
多數醫療機構已導入 HIS、EMR 等核心系統，但文件管理系統若無法整合，將造成資訊孤島，影響資料流通與決策效率。
為解決這些結構性問題，華經資訊推出 DOC.M 病歷倉儲文件數位化管理系統，以整合性技術協助醫療機構完成數位化轉型，確保文件從生成、簽收、歸檔、電子簽章到調閱的全流程安全與可追溯。
DOC.M 系統核心功能與技術架構
DOC.M 是由華經資訊自行開發，專為高文件密集產業設計，具備模組化架構、強大整合能力與嚴密資安控管，以下為其核心功能：
1.文件定義模組
- 提供多元文件庫定義功能。
- 各文件庫可依需求制訂相關索引欄位。
- 欄位屬性支援文字、數值、日期以及階層式選單方法。
2.文件掃描與影像處理模組
- 支援高速掃描器與多格式輸入 (PDF、TIFF、JPEG)。
- 自動裁切、傾斜校正、雜點濾除、OCR 文字辨識。
- 支援條碼辨識與自動分類歸檔。
- 可設定浮水印、加密與權限控管。
3.文件倉儲與檢索模組
- 採用分層式資料架構與關鍵字索引。
- 支援全文檢索、條件篩選與模糊查詢。
- 可依病歷號、科別、日期、病歷表單類型快速查詢。
- 提供即時預覽與批次匯出功能。
4.系統整合模組
- 可與 HIS、EMR、LIS、PACS 等系統介接。
- 支援 HTTP API、資料庫同步、SFTP 傳輸。
- 提供單一登入 (SSO) 與角色權限整合。
- 可整合 NAS、SAN、雲端儲存設備。
5.資安與稽核模組
- 多層次權限控管 (個人、群組)。
- 提供校核查驗作業功能。
- 操作紀錄側錄與存取日誌。
- 支援敏感資料保護。
- 提供電子簽章驗章功能防止文件影像遭異動竄改。
- 定期備份與災難復原機制。
6.查詢與調閱模組
- 提供相同查詢鍵值進行多文件庫整合式查詢。
- 支援多元瀏覽器 (如：Microsoft Edge、Google Chrome、Firefox…等) 線上檢視影像功能。
- 查詢終端電腦無須額外安裝元件。
- 提供申請調閱功能。
DOC.M 在醫療產業的實際應用案例
隨著個資法及電子病歷法修訂，在 2022/07/18 衛福部醫療機構電子病歷製作及管理辦法修正條文中，第 17 條：醫療機構得將以下資料，以電子方式轉錄為電子檔保存。轉錄後，以醫事機構憑證簽章封存，報縣市主管機關備查，銷毀紀錄保存至少５年。
2023/02/18 衛福部公文公告各醫療院所，電子病歷系統者，受託機構應通過 ISO 27001、ISO27701 (自公告起３年內)，醫療機構面臨更高的稽核壓力。紙本資料無法完整追蹤文件歷程，造成合規疑慮。各醫院的病歷管理部門與資訊部門皆在規劃「全面數位化文件管理」計畫，希望建立一套與既有 HIS 系統整合的文件管理平台，實現文件即時搜尋、權限分層管理、影像資料電子簽章、版本控管與稽核追蹤等功能。
以下提供幾家醫療機構的實際應用案例：
1.北區某醫學中心
該院在執行文件數位化相關作業雖已實行多年，但現有系統功能並未完整，仍有需多人工統計、比對等作業，且歷史資料無法在異質系統上進行串接查調以及現行活動病歷在線上查閱影像無法多頁瀏覽等限制有待改善，經導入 DOC.M 病歷倉儲文件數位化管理系統後，依電子病歷法規及病歷室管理需求，將文件數位化流程，加入簽收比對作業，掃瞄作業除支援各品牌高速掃描設備外，同時運用條碼辨識、OCR 文字辨識等智能分析自動歸檔功能，加速掃描的效率及正確性。同時，將原有歷史資料、及新系統上線前活動病歷的數位化檔案資料共計約 4,188 萬影像頁，全數移轉至 DOC.M 系統。並結合院內單一簽入 (SSO，Single Sign-On)、申請調閱等機制，將 DOC.M 線上影像調閱串接到院內的 HIS、EIP 系統中，提供院內醫事人員查閱使用。
歷史資料等不活動病歷，電子數位化轉錄後以醫事機構憑證簽章封存，並依規定報請縣市主管機關備查。也逐步將不活動病歷文件進行銷毀作業，為醫院釋放出檔案存放庫房空間，提供更多醫療空間上的運用。
2.中區某醫學中心
該院在執行文件數位化相關作業也實行多年，但皆為歷史不活動病歷，查調上僅限部分電腦設備上使用，該系統版本老舊，僅能在 WinXP 上執行，不符合法規在資訊安全上的要求。經導入 DOC.M 病歷倉儲文件數位化管理系統後，將原本紙本的醫囑單、同意書、各類病歷表單全面電子化，並整合校核作業、電子簽章流程，平均表單處理時間縮短 50%，並提升文件留存與稽核效率。同時，也提供將 DOC.M 線上影像調閱串接到院內的 HIS 系統中，提供院內醫事人員查閱使用，大幅提升查閱效率。
3.北區某教學醫院
該院經導入 DOC.M 病歷倉儲文件數位化管理系統後，除運用同意書 QR Code 辨識，進行自動歸檔服務外，也提供檢驗檢查報告等院外資料批次匯入服務，並整合校核作業、電子簽章流程，以符合法規的要求。
經 DOC.M 數位化後的病歷影像資料，除提供線上影像調閱串接到院內的 HIS 系統外，也實現健保申報文件的集中管理與快速查詢，顯著提升行政效率與申報正確率，除去過往健保申報時，需大量影印病歷文件交付給健保署進行審核的工作，直接將數位化後的個案病歷資料，上傳給健保署進行審查作業，積極實踐 ESG 減少紙張浪費與碳排放，並提升行政執行效率。
導入效益分析
1.行政效率提升
- 文件查詢時間平均縮短 70%。
- 表單處理流程簡化，減少人力成本。
- 病歷影像即時調閱，提升臨床決策效率。
2.資安與法規遵循強化
- 完整存取紀錄與權限控管，符合個資法規定。
- 支援簽章加密機制，防止敏感資料外洩。
- 提供稽核報表與合規追蹤，應對健保署查核。
3.成本節省與資源最佳化
- 減少紙本儲存空間與印刷成本。
- 降低人力錯誤與重工風險。
- 提升設備使用率與系統整合效益。
4.知識留存與組織記憶建構
- 將紙本經驗數位化，建立醫療知識庫。
- 支援跨科別、跨院區資料共享。
- 強化醫療品質與持續改善機制。
DOC.M 為智慧醫療奠定穩固基礎
在醫療產業邁向智慧化、數位化的過程中，文件管理不再只是行政作業，而是資訊流通、臨床決策與法規遵循的核心環節。DOC.M 文件數位化管理系統以其模組化設計、強大整合能力與嚴密資安架構，已在多家醫療院所成功落地，成為智慧醫療不可或缺的基礎建設。
未來，DOC.M 將持續與醫療機構攜手，推動數位轉型、提升醫療品質，並以創新技術與人本思維，打造更安全、高效與永續的醫療服務環境。
【 作者簡介 】：
華經資訊企業股份有限公司 軟體中心副理 / 董志忠
ISO 27001 LA，ISO 27701 LA