華經資訊軟體開發中心 資深分析師 / 曾群傑
為何需要文件數位化解決方案？
對於公司行號來說，文件資料是最重要的智慧資產。在其每日的商業活動、內部流程的各個環節都隱含著大量的文件資料的傳遞，無論是與客戶簽訂的合約、每月的財務報表、還是產品的測試檢驗報告等等，當各類文件不斷增加卻沒有妥善的管理方式時，不僅會花費許多人力與時間整理，更會造成後續的查找困難和資安隱憂。
文件資料管理是企業不可忽視的重要課題。公司內部的文件若管理不當，除了會浪費大量時間在查找之外，若無適當的文件管理流程，更會造成工作效率和生產力低落等問題，衍生更多管理成本。
儘管近年來企業資訊化運作的發展越來越全面，但紙本文件始終沒有徹底從商業流程中消失。相反的，正由於減少了非必要列印的文件，紙本含有重要資訊或機密的比例明顯增加，再加上個資法規遵循、資訊安全等議題，這讓企業需要有更良好的文件數位化解決方案，以減少整理和查找文件所需花的成本，以及提升重要紙本資訊的維護。
文件數位化的效益
時間就是金錢，文件數位化可避免浪費時間。
讓文件歸檔和尋找不再是一件曠日廢時的工作。文件檢索調閱可以透過電腦在幾秒內完成，可以為企業員工節省大量的時間。
寸土寸金，文件數位化儲存讓你節省空間。
企業逐年累積的紙本文件，需要為這些實體文件準備佔空間的文件櫃或檔案室等設施。文件數位化可為企業減少這些營運空間的使用，不需投資大量的實體設施。
文件數位化讓資訊分享無國界零距離。
透過網路讓資料存取不受區域或距離的限制。無論員工身處哪個地區，都可以透過數位化文件管理系統，隨時進行文件的歸檔或查調，無須像過去處理實體文件時必須經由人的協助才能完成文件的歸檔／調閱。
強化資料管理的安全性。
不同於傳統實體文件，數位文件不會有因火災而付之一炬或遭竊的風險。重要資料存放於資料伺服器中，並將之加密且限制使用者的資料存取權限。
提升員工及企業組織的競爭力。
藉由企業組織在文件數位化的過程及成果，來提升員工的數位化資料處理及使用能力，並且將時間運用在更有價值的業務上，有助於企業的整體競爭力提升。
DOC.M文件數位化解決方案
DOC.M文件管理解決方案是華經資訊累積二十餘年的文件數位化經驗，結合了眾多客戶實際應用需求及軟硬體整合經驗的總和，自行研發的軟體解決方案。具有彈性的流程規劃設計、先進的軟體開發技術，並與優異的硬體設備完美搭配，滿足文件管理實際作業的各種需求。
- 多元化文件管理：透過M的文件類別、樣板、佈局等設定模組搭配運用，可實現多文件版型設定，滿足企業眾多文件種類的資料檢索及管理
- 彈性可擴充的外部資料介接整合：經由資料庫連結或Web Service、Web API等HTTP協定交換資訊，快速與現有資訊系統結合
- 方便即時調閱：提供簡易及進階的查詢模式，快速的以關鍵字調閱所需要的文件
- 嚴密安全控管：透過權限管理、文件加密、遮罩、系統作業歷程記錄等方式，嚴密控管保護文件資訊
- 先進的影像處理程序：可自動裁切與傾斜校正、自動濾除雜點、智慧型影像增強技術、電子式底色濾除，實現各種尺寸文件混和掃描的情境
- 優異的紙張處理能力：搭配文件掃描機的進紙偵測能力，無須擔心夾紙及重疊進紙
DOC.M運用與實作案例
DOC.M文件數位化解決方案在醫療、金融、製造、航空等各產業領域的應用發展已有諸多的實績。
以華經資訊的證券投資顧問公司客戶為例。此證券投資顧問公司主要提供客戶各種基金產品，多年來累積了大量的客戶開戶文件。這些文件過去是以紙本方式存放，無論查找或保存這些文件變得愈來愈困難，需要大量的人力與空間。
導入DOC.M開戶文件影像管理系統之後，其流程如下：
- 開戶文件樣板定義
- 開戶文件掃描
- 索引資料建檔
- 文件查詢/調閱
文件樣板定義
透過DOC.M的文件定義模組，定義開戶文件的索引欄位名稱、資料型態及欄位長度，檢索欄位包含如：戶號、文件日期、文件類別、通路代碼等。定義文件樣板的資料欄位應以將來在查找該類文件時，所需用到的索引鍵為主要考量依據。此階段亦可對定義的欄位進行對位登打的設定，提供在資料建檔階段，系統可局部放大各欄位內容所在的影像區域，方便人員的資料建檔作業。此外，文件定義模組亦提供由外部資料庫或索引文字檔匯入索引欄位資料的對應設定功能，可大幅簡化作業人員的資料建檔工作。
文件掃描
紙本文件數位化最簡單的方式就是使用文件掃描設備將實體文件掃描產生數位影像檔。華經資訊過去多年代理銷售過國際知名大廠商用文件掃描設備的經驗，深知工欲善其事，必先利其器的道理，DOC.M文件數位化解決方案整合Kodak文件掃描機及其CapturePro掃描軟體，可大幅簡化用戶的文件掃描工作，並產出完美品質的數位檔案資料，為日後的文件查調奠定良好的基礎。DOC.M除了整合第三方掃描軟體外，亦可依據客戶需要，客製符合其需求的掃描模組。
資料建檔
文件數位化的主要目的就是為了後續的查詢調閱，為這些數位文件檔案建立索引資訊，也是一重要環節。除了以人工手動輸入這些索引鍵值的方式，DOC.M亦提供整合外部索引資料的機制，從客戶既有的資料庫或文件掃描過程所辨識取得的條碼資料，以欄位對應方式直接將索引鍵值帶入個索引欄位，大幅簡化資料建檔的作業。
文件查詢／調閱
文件影像的查找及調閱應是文件數位化後最重要的應用了。DOC.M的查詢模組提供用戶選擇欲查調的文件類別，並可讓用戶以輸入關鍵字的方式及組合多個索引欄位，來快速查找所要的文件資料。此外，文件查詢模組亦提供文件索引鍵值的編輯，及文件影像的補掃描及異動等功能。文件影像檢視模組也提供各項影像檢視輔助工具，方便使用者檢視瀏覽影像。
透過上述的應用案例說明，可以發現使用DOC.M文件管理系統的文件定義模組，企業組織很容易就能定義更多的文件類別樣板，來管理其它不同類型的文件，實現多元化文件管理。文件數位化管理技術不斷地在進步，DOC.M也不斷地精進以符合各應用領域的客戶需求。